ROOM SERVICE

ROOM SERVICE

PENGERTIAN SERTA FUNGSI ROOM SERVICE

Pengertian room service merupakan seksi dari food and beverage departemenyang bertanggung jawab atas pelayanan makanan dan minuman di kamar Pada dasarnya fungsi room service sama dan sejalan dengan restaurant dan bar. Kalau restoran dan bar menjual dan menyajikan makanan dan minuman di restoran atau bar, sedangkan room service di kamar-kamar hotel. Dalam fungsi ini juga termasuk 

• Mengambil pesanan taking the order
• Menyiapkan menyajikan di kamar 
• Mengambil kembali peralatan yang telah digunakan dari kamar

SYARAT SYARAT ROOM SERVICE

• Buka 24 jam
• lokasinya dekat dengan service lift
• Dekat dengan main kitchen

STRUKTUR ORGANISASI ROOM SERVICE

Struktur organisasi room service ditentukan oleh suatu kebijaksanaan suatu hotel ada yang merangkap dengan petugas restoran dan ada yang berdiri sendiri dan masih bernaung pada Food and beverage department yang di kepalai oleh Food and Beverage manager, jabatan yang ada di room service section

• Room Service Manager (head waiter/head waitress)
• Room Service Captain
• Room Service Order Taker
• Room Service Waiters

Operasional Room Service

Pada umumnya Room Service beroperasi selama satu hari penuh, siap menyajikan makanan dan minuman untuk 

• Breakfast 
• lunch 
• dinner
•  supper . 

Puncak kesibukan di room service biasanya terjadi pada waktu makan pagi. Di samping operasi tersebut di atas, room service juga melaksanakan tugas-tugas tertentu, seperti misalnya: Mempersiapkan fruit basket , Melaksanakan pesanan makan dan minuman tamu lunch boxes

Tugas pokok room service  meliputi:

• Preparation
• Taking order ,langsung melalui telepon ataupun tertulis melalui “ door knob menu.”
• Service
• Clear-up

Peralatan  dan administrasi Room Service

Peralatan room service

Pada dasarnya, equipment (peralatan) untuk service yang dipergunakan di room service kebanyakan sama dengan yang dipakai direstaurant, seperti jenis chinaware, glassware, silverware, dan linen serta other service equipment Beberapa peralatan penting dan khususbiasanya digunakan sebagai perlengkapan kantor room service  dan peralatan untuk pelayanan adalah:

• Telephone
• Time Stamp 
• Room Service Rack 
• Order taker Table
• Announcement board / white board
• Rolling and folding table/ Room service trolley
• Build in reshaud ( heater )
• Room service electric car
• Plastic warp 

Administrasi  room service

• Room service order slip
• Log book
• Breakfast menu
• Room service menu ( Complete menu)
• Beverage and wine list
• Guest Bill
• Hotel directory

MENATA PERALATAN DIATAS BAKI

Tea tray

• Tray of salver
• Tray cloth
• Tea Pot
• Hot water jug
• Milk/cream jug
• Special dish for lemon
• Tea strainer
• Tea cup & saucer
• Tea spoon

Coffee tray

• Tray or salver
• Tray cloth
• Coffee cup & saucer
• Coffee spoon
• Sugar bowl
• Coffee pot
• Milk/cream jug

Continental Breakfast  ( Fresh fruit Juice, Croissant , coffee )

• Tray
• Tray cloth
• Bread & butter plate
• Bread & butter knife
• Dessert plate and Breakfast napkin
• Bread basketButter dish / jam dish
• Juice glass
• Tea/coffee cup, saucer and spoon
• Sugar bowl 
• Coffee pot
• Milk jug / Creamer

American breakfast ( Fresh fruit Juice,Croissant ,Fried egg and coffee) 

• Tray
• Tray cloth
• Dinner knife dan dinner fork
• Bread & Butter plate
• Coffee cup and saucer 
• Milk/cream jug
• Water goblet
• Juice glass
• Sugar bowl 
• coffee pot
• Butter dish
• Cruet : Salt & Pepper
• Guest’s napkin
• Bread basket

PENGAMBILAN PESANAN

Pesanan makanan melalui Room Service, pada umumnya ada dua cara:

Secara tertulis:

Cara ini biasanya digunakan untuk makan pagi dengan menggunakan breakfast menu (Door Knob Menu). Berdasarkan atas pesanan yang tertulis di menu list, order taker lalu mencatatnya ke dalam order pad/er slip

Secara lisan:

 Di samping cara tersebut di atas, tamu dapat pula memesan makanan dan minuman secara langsung ke room service melalui telepon. Pesanan melalui telepon diterima dan dicatat oleh order taker dengan sebagaimana mestinya, di dalam order slip

Proceduresyang biasanya dilaksanakan di Room Service di dalam mengambil pesanan-pesanan tamu melalui telepon:

• Menerima dan menjawab telepon tamu.
• Membantu tamu apabila diperlukan.
• Mencatat pesanan tamu
• Memeriksa kembali pesanan

PROSEDUR PELAYANAN MAKANAN DAN MINUMAN KE KAMAR TAMU

Segala sesuatu yang terjadi pada pelayanan ke kamar, akan banyak tergantung kepada apa yang terjadi dalam hubungan tamu dengan ordertaker melalui telepon, Oleh sebab seorang order taker harus memenuhi sarat sbb 

• Mengetahui tentang menu
• Memahami tentang beverage list
• Memahami cara pencatat dalam order slip
• Memhahami tentang  telepon. Courtesy 
• Memahami bahasa asing
• Menguasai  untuk menjadi salesman

Beberapa hal yang akan dilakukan pada saat memberikan pelayanan makanan dan minuman yaitu:

• Siapkan kertas untuk mencatat pesanan tamu dalam draft papper
• Segera angkat telepon jika berdering dan jawablah secara sopan dengan mengucapkan salam yang benar seperti 
• Catat segera nomor kamar dari mana panggilan telepon itu datang
• Selalu berusaha memberikan informasi yang dapat meningkatkan penjualan.
• Setelah mencatat pesanan, order taker harus mengulangi pesanan tersebut 
• Akhiri pembicaraan dengan menanyakan hal lain yang bisa dibantu dan mengucakan salam
• Biarkan tamu, menutup telepon terlebih dahulu, dan mengucapkan terima kasih pada akhir pembicaraan
• Pindahkan semua pesanan yang sudah dicatat kedalam bon pesanan(order slip) dengan menyertakan keterangan yang diperlukan, dan pesanan untuk makanan harus dipisahkan dari bon pesanan untuk makanan  Pesanan tamu (food order) diberi cap oleh order taker dengan time stamp 
• Setiap bon pesanan harus dibuat rangkap tiga 
• Bon pesanan yang sudah dibuat kemudian diberikan kepada pramusaji yang akan diteruskan ke dapur
• Selama menunggu makanan yang sedang disiapkan oleh bagian dapur pramusaji akan menyiapkan baki/trolley beserta peralatan makanannya sesuai dengan pesanannya
• Setelah semuanya siap, pramusaji kemudian mengirimkan pesanan tersebut kekamar tamu, setelah sebelumnya diperiksa oleh atasannya (captain), sambil membawa bon, 
• Sebelum memasuki kamar tamu, pramusaji harus mengetuk pintu dan memberitahu mengatakan room service, sebelum ada jawaban dari tamu yang mempersilahkan, maka penyaji tidak boleh membuka pintu apalagi memasuki kamar tamu.
• Setelah masuk kamar, maka pramusaji memberi salam seramah mungkin kepada tamu serta langsung menyiapkan/meletakkan makannya di Coffee table
• Setelah selesai menyiapkan makan dan minuman serahkan bon kepada tamu untuk ditandatangani, kemudian bawalah kembali bon tersebut ke room service dan serahkan ke kasir 

TEKHNIK MENJAWAB PANGGILAN TELPHONE   

Dalam penanganan pesanan melalui room service kebanykan di tangani oleh seorang order taker melalui telephone oleh sebab itu perlu mengetahui bagaimana cara menjawab telephone yang benar yaitu :

• How to answer
• Answer promtly
• Concentrate on that call
• Speak distinctly
• Speak Unhurriedly
• Speak Directly
• Speak Pleasantly
• Call Every Guest by NameBe Helpful
• Apologize for error and delays
• Say Thank you Before say good bye

CARA MENAWARKAN  PRODUCT / SELLING SUGESTION 

Sukses dari bagian room service adalah salah satunya tergantug dari  pada Order Taker , Ada tiga waktu yang paling tepat dalam memberikan saran pada tamu :

• Large order
• Repeating Order
• Sold out item

MENANGANI PEMBAYARAN TAMU

Ada dua  jenis pembayaran yang dilakukan tamu bila memesan makanan atau minuman melalui Room Service yaitu Cash dan Credit, Bill tersebut harus dibuat tiga rangkap oleh room service cashier yang gunanya adalah :

• Asli untuk tamu
• Kopian pertama untuk room service cashier
• Kopian kedua untuk file room service

Prosedur penangan pembayaran tamu di room service :

• Bill yang sudah disiapkan olehroom service cashier di bawa bersama makanan ke kamar tamu dengan alat bantu cash tray
• Sarankan pada tamu untuk membayarn dengan cara credit atau hanya menandatangi bill bila tamu menghendaki, guna memperlancar jalannya operasional room service
• Bila tamu membayar dengan credit atau tanda tangan langsung serahkan ke room service cashier dan akan di lanjutkan ke front office cahier dimana kopian bill ke 2 sebagai pertinggal dan digunakan untuk membuat summary of sales Room Serice
• Bila tamu membayar dengan cash uangnya serahkan ke room service cashier dan bila ada kembaliannya segera serahkan kembali ketamu bersama dengan bill aslinya yang sudah di beri tanda Paid Cash dengan menggunakan cash tray